Gestion des documents et archivage : le cœur opérationnel de votre cabinet d'audit

Deux modules, deux logiques, un seul portail

Avant d'entrer dans le détail, il est important de comprendre la distinction que PrimoFlow fait entre ces deux fonctions, car elles ne répondent pas au même besoin.

L'espace Documents est l'espace de travail vivant : les fichiers actifs, en cours d'utilisation, liés à des missions ouvertes. C'est là où les collaborateurs déposent, partagent, reçoivent et transmettent les documents du quotidien opérationnel.

L'Archivage est la mémoire structurée du cabinet : les documents clos, les missions terminées, les pièces qui doivent être conservées sur le long terme pour des raisons réglementaires ou de traçabilité. Un document archivé n'est plus en circulation. Il est classé, indexé, retrouvable.

Module Documents
L'espace documentaire de chaque mission

Chaque mission dans PrimoFlow dispose de son propre espace documentaire. Tous les fichiers liés à cette mission, qu'ils viennent des collaborateurs, du cabinet ou du client, sont centralisés au même endroit, organisés, versionnés et accessibles aux personnes autorisées. Fini les pièces éparpillées entre les messageries et les drives.

Organisation par mission et par catégorie

L'espace Documents d'une mission est structuré en catégories configurables : pièces justificatives, livrables, correspondances, documents contractuels, états financiers. Chaque fichier est tagué, indexé et consultable en quelques secondes, même sur un historique long. Plus besoin de se souvenir dans quel dossier ou dans quelle conversation un fichier a été envoyé.

Transfert de fichiers vers le client en 1 clic

Depuis la fiche mission, un collaborateur peut envoyer n'importe quel document directement au client en un seul clic. Le client reçoit une notification et accède au fichier via un lien sécurisé, sans avoir besoin d'un compte PrimoFlow. Aucun email avec pièce jointe, aucun service de partage externe, aucune limite de taille.

Le transfert est tracé : on sait qui a envoyé quoi, à qui, à quelle date et à quelle heure. Si le client a téléchargé le fichier, c'est visible dans PrimoFlow. Cette traçabilité est précieuse en cas de litige ou de vérification.

Lien d'upload client : le client dépose ses fichiers directement dans PrimoFlow

C'est l'une des fonctions les plus différenciantes du module. Depuis PrimoFlow, le cabinet génère un lien d'upload unique et sécurisé qu'il envoie à son client. Le client clique sur ce lien, dépose ses fichiers depuis son navigateur, et ces fichiers arrivent directement dans l'espace documentaire de la mission concernée dans PrimoFlow.

Le client n'a aucun compte à créer, aucune application à installer. Il utilise son navigateur habituel. De son côté, le cabinet est notifié en temps réel dès qu'un dépôt est effectué. Plus de "je vous ai envoyé les fichiers par email", plus de pièces jointes trop lourdes, plus de relances manuelles pour savoir si les documents sont bien arrivés.

Versioning et historique complet

Chaque fichier déposé dans PrimoFlow est versionné automatiquement. Si un document est remplacé par une version plus récente, l'ancienne version reste accessible dans l'historique. On sait quelle version a été transmise au client, à quelle date, et qui a effectué la mise à jour. Cette fonctionnalité est indispensable dans un contexte d'audit où la traçabilité documentaire peut être examinée par des tiers.

Gestion des droits d'accès par document

Tous les collaborateurs n'ont pas accès à tous les documents. PrimoFlow permet de définir, pour chaque mission et chaque document, qui peut consulter, déposer ou supprimer des fichiers. Un collaborateur junior voit les documents de ses missions. Un manager voit l'ensemble de son équipe. Un associé a une vision globale. Les accès sont configurés une fois, appliqués partout, sans friction opérationnelle.

Module Archivage
La mémoire réglementaire de votre cabinet

L'archivage dans un cabinet d'audit n'est pas une option. C'est une obligation légale et professionnelle. Les normes d'exercice professionnel (NEP) imposent une conservation des dossiers de travail pour une durée minimale, généralement de 10 ans. La facturation électronique ajoute ses propres exigences. Le RGPD en ajoute d'autres. PrimoFlow prend en charge cette complexité pour que vous n'ayez pas à y penser.

Archivage automatique à la clôture de mission

Lorsqu'une mission est clôturée dans PrimoFlow, l'ensemble de son espace documentaire peut être basculé en archivage en un seul geste. Les fichiers sont transférés dans l'espace d'archivage du cabinet, classés par mission, par client, par exercice. Ils quittent l'espace de travail actif mais restent accessibles et retrouvables à tout moment.

Ce basculement n'est pas une suppression. C'est une classification. Un document archivé est un document conservé dans de bonnes conditions, avec les méta-données qui permettront de le retrouver facilement dans 2 ans, 5 ans ou 10 ans.

Structure d'archivage et retrouvabilité

Un archivé qui ne se retrouve pas est inutile. PrimoFlow impose une structure claire : chaque document archivé est associé à un client, une mission, un exercice, une catégorie documentaire et une date d'archivage. La recherche dans les archivés se fait par mot-clé, par client, par date ou par type de document. Retrouver un dossier de travail clos il y a 7 ans prend quelques secondes.

Gestion des durées de conservation

PrimoFlow permet de configurer des durées de conservation par type de document. À l'approche de l'échéance, le cabinet est notifié automatiquement. Il peut alors décider de prolonger la conservation, de transférer le document ou de procéder à une suppression conforme. Aucun document n'est supprimé sans action explicite : PrimoFlow ne fait jamais disparaître un document de son propre chef.

Conformité RGPD et traçabilité d'audit

L'espace d'archivage de PrimoFlow est conçu pour répondre aux exigences du RGPD : accès restreint, journal des consultations, possibilité d'effacement sur demande justifiée. Chaque accès à un document archivé est tracé : qui a consulté quoi, quand. En cas de contrôle ou d'audit, vous disposez d'un journal complet et inaltérable.

Archivage des factures et conformité légale sur 10 ans

Les factures, notamment dans le cadre de la facturation électronique obligatoire, sont soumises à une obligation de conservation de 10 ans avec valeur probante. PrimoFlow archive automatiquement chaque facture émise ou reçue avec l'ensemble de ses métadonnées et son empreinte d'intégrité, dans le respect du standard EN16931. Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez notre article sur la facturation électronique EN16931.

Documents et Archivage : une chaîne complète, sans rupture

La force de l'approche PrimoFlow est de traiter la gestion documentaire comme une chaîne continue, et non comme deux outils séparés. Un fichier entre dans PrimoFlow à l'ouverture de la mission, évolue tout au long de son cycle de vie, et bascule en archivage à la clôture. À aucun moment il n'est nécessaire de l'exporter, de le renommer, de le copier manuellement quelque part.

Cette continuité produit trois avantages concrets pour le cabinet :

1. Zéro perte documentaire : aucun fichier ne disparaît dans une boîte mail ou un drive personnel quand un collaborateur quitte le cabinet.
2. Conformité par design : les obligations de conservation sont respectées automatiquement, sans processus manuel supplémentaire.
3. Relation client fluidifiée : le client reçoit ses documents rapidement, peut envoyer les siens facilement, et perçoit une image de cabinet structuré et professionnel.